wie bekannt hat der Vote-Manager kein email-Modul. Damit ist es beispielsweise nicht möglich, einberufene Wahlvorstände per email über anstehende Schulungstermine oder aktuelle News vor dem Wahltag zu informieren.
Wie es trotzdem weitgehend mit Bordmitteln geht möchte ich Euch hier zeigen. Benötigt werden ein Microsoft Office (Word/Excel/Outlook) und ein Pdf-Konverter (hier: Pdf-XChange Editor). Die erzeugte Excel-Datei kann zudem als Datenquelle für den Serienbrief zur Erstellung der Urkunden dienen.
Wir erstellen eine Vorlage als Serienbrief, der allerdings wenig mehr als die notwendigen Daten erhält.
Für den Versand von emails mit Outlook per bcc müssen die Funktionen $wahlhelfer_name und $wahlhelfer_email direkt nacheinander stehen (kann aber ggf. später in der Excel-Datei noch korrigiert werden).
Für persönliche emails (also nicht per Bcc) oder Serienbriefe kann das Feld $WahlhelferAnrede genutzt werden.
Speichern, passenden Namen vergeben (hier: Serienbrief Votemgr>Excel>email).
Meldung "Erfolgreich gespeichert" mit dem kleinen x rechts oben wegclicken.
hier: PDF-XChange Editor, der daraus eine Worddatei macht:
Zuerst schalten wir die Darstellung der Sonderzeichen ein, indem wir auf Start > Absatzzeichen klicken ¶
Dann ersetzen wir was wir nicht brauchen:
Datenfeldnamen als erste Zeile einfügen (einfach diese Zeile komplett einkopieren):
Der Datenbestand wird am einfachsten bei A1 mit paste (Str-V) eingefügt.
Weil jetzt alle Daten in der ersten Spalte stehen, müssen wir die noch "entzerren":
Damit haben wir jetzt den Datenbestand in Excel als Datenquelle für Outlook (per bcc) bzw. für einen Word-Serienbrief (zB. für die persönliche email).
Dieser Datenbestand sollte nun kontrolliert werden, zB. auf fehlende email oder email-Eintragungen in email-2, während email-1 leer ist.
Mit Str-A markieren wir den gesamten Datenbestand und sortieren ihn zB. nach Funktion:
beispielsweise:
Viele Server lehnen emails ab, die zuviele Bcc-Eintragungen haben.
So könnte man in einem ersten Schritt alle Beisitzer, in einem weiteren alle Beisitzerinnen, in einem dritten alle Briefwahlvorsteher usw. anschreiben, also je nach Funktion eigene emails versenden.
Ein weiterer Ablehnungsgrund (bzw. ein Grund warum die email im SPAM-Ordner landet) ist ein fehlender Eintrag im An-Feld. Hier reicht meist die eigene email um das Feld auszufüllen:
Keine Bcc-email ohne gesetztes An-Feld!
Bei diesem Verfahren kann die Absender-email sicher eingestellt werden, so daß Fehlermeldungen (mailbox full, recipient unknown u.ä.) und ggf. Antworten an die eingestellte Absender-email gehen werden.
Bei diesem Verfahren können Anlagen (zB. pdf) mitgeschickt werden. Zu beachten ist die begrenzte Aufnahmekapazität vieler kommerzieller kostenloser email-Dienste (web.de, gmx.net, t-online.de, gmail.com usw.) und das bei vielen Adressaten eher schleppende Löschverhalten (mailbox full). Statt große Anlagen an die email zu hängen (Bilder, Videos, pdf) eignet sich dann besser eine Ablage der Anlage auf einem Server (beispielsweise beim kostenlosen wetransfer.com oder in eine eigene Cloud) und ein entsprechender Download-Link im Text der email.
Wie immer gilt: email so klein wie möglich halten!
Jetzt geht's los: Markiere in Excel Datensätze Nachname und email1:
Cursor in erstes Nachname-Feld, Shift-Taste gedrückt halten, einen nach rechts (email1) und soviele Datensätze nach unten wie gewünscht ziehen. Daten mit Str-C in die Zwischenablage kopieren.
In Outlook neue email starten, Von-Feld einstellen, An-Feld eintragen (zB. die eigene email).
Unter Optionen > Bcc kann das Bcc-Feld eingeblendet werden wenn es verborgen sein sollte.
In das Bcc-Feld mit Str-V die markierten Datensätze einsetzen.
Mit der Tab-Taste ins Betreff-Feld springen (dabei werden die Daten im BCC-Feld in verwertbare Form gebracht), Betreff und Text der email komponieren (Anrede neutral, da für alle), ggf. Anlage beifügen > Senden - Fertig!
Bei diesem Verfahren bekommt jeder eine eigene email, die man persönlich gestalten kann (zB. in der Anrede: Sehr geehrter Herr Mustermann, ...). Zudem können weitere Variablen in die Excel-Tabelle und später in die emails aufgenommen werden, zB. gebuchte Schulungstermine, eine abweichende Erfrischungsgeldregelung, Anmerkungen usw.
Bei diesem Verfahren lohnt sich die Variable $WahlhelferAnrede im Votemanager (siehe Punkt 1) besonders, weil man damit eine für alle Varianten fertig konfektionierte Anrede-Formel im Datensatz bekommt; man spart also die Wenn-Dann-Abfragen im Serienbrief.
Da es sich lediglich um den alternativen Versandweg eines Serienbriefs handelt, können keine Anlagen beigefügt werden, auch hier empfiehlt sich daher die Ablage von Anlagen bei wetransfer.com oder in eigener Cloud und ein entsprechender Link im Text der email.
Die Absender-email (und damit der Rücklauf aus Fehlermeldungen und Antworten) lässt sich mit diesem Verfahren nicht frei bestimmen; es wird immer die des Versenders eingesetzt.
Los geht's: Wir erstellen einen Serienbrief in Word